¿Necesito un software de Gestión en mi empresa?

Este artículo pretende, de una forma sencilla, exponer los pros y contras de trabajar o no con un Software de Gestión, es decir, con un programa informático enfocado a gestionar y controlar las tareas, documentación e información que se genera día a día en la actividad empresarial o profesional. 

Se conoce como ERP (Enterprise Resources Planning – Planificación de los recursos de la empresa) al software destinado a facilitarnos la gestión general de la empresa. Existen otros softwares que se centran en la gestión de algún área determinada. Entre ellos:

  • CRM (Customer Relationship Management): para gestionar las relaciones con los clientes.
  • MRP (Material Requirements Planning): sistema de planificación de los materiales que va normalmente asociado con software de planificación de producción e inventarios.
  • SGA: sistema de gestión de almacenes.

Los programas generalistas que integran funciones estándar de todas las empresas como contabilidad, finanzas, compras, ventas, recursos humanos, etc se denominan Horizontales.  Aquellos diseñados específicamente para un sector determinado se denominan Verticales (inmobiliarias, constructoras, clínicas, fábricas, empresas de seguros, etc) y cubren necesidades específicas de cada sector.

En el mercado encontraremos miles de opciones mejor o peor diseñadas, más o menos completas, desarrollos recientes y adaptados a las últimas tecnologías o desarrollos que se han quedado obsoletos. ¿Cuál escoger para tu empresa?. Ello dependerá de varios factores y, como el tema es amplio, lo trataremos en otro artículo para no extendernos demasiado en este.

Nos vamos a centrar en cuando es necesario trabajar con un software de gestión.

¿Debo de invertir en un software de gestión para mi empresa?

Nuestra respuesta es: SI, en la mayoría de los casos.

Entonces, ¿cuáles son las excepciones?. En aquellos casos en los que hablemos de poco volumen de facturas, gastos, documentación, etc podemos gestionar la actividad utilizando, por ejemplo, Excel, Word, Access o cualquier aplicación similar que prácticamente no supone un coste. Por ejemplo, un autónomo que tenga un pequeño negocio o acabe de empezar y no disponga de recursos económicos. Puede, además, apoyarse en profesionales para externalizar las áreas más complejas como la contabilidad, impuestos, nóminas, etc.

Excel es una herramienta fantástica que permite conformar interesantes hojas de trabajo para realizar análisis y tomar decisiones.

Sin embargo, en el momento en el que comencemos a invertir una importante cantidad de horas en estas herramientas para gestionar la actividad y conseguir lo que necesitamos (informes, costes, rentabilidades, resultados, facturas, etc), o no logramos obtener con la calidad y rapidez necesaria la información que necesitamos, entonces es el momento de plantearse un cambio.

¿Cuáles son los beneficios de trabajar con un software de gestión?

  1. Es aconsejable disponer de un ERP porque nos agiliza y facilita enormemente el control del negocio y las tareas administrativas.
  2. Puedes controlar las áreas de tu negocio en tiempo real.
  3. La cantidad y calidad de la información mejora notablemente respecto a la gestión manual de datos. Evitamos errores debidos a transcripciones manuales de datos.
  4. La toma de decisiones es más rápida y certera puesto que disponemos de más información de forma más inmediata y con más calidad.
  5. La eficiencia se incrementa, ya que no duplicamos tareas ni tenemos que introducir manualmente los mismos datos en varios informes u hojas de trabajo.
  6. Ahorro de costes porque podemos reducir los recursos humanos que teníamos destinados a manipular datos. Estos recursos pueden destinarse a generar valor añadido (búsqueda de clientes, análisis de información de valor, desarrollo de negocio, apoyo a otras actividades críticas, etc).
  7. Incremento de la rentabilidad empresarial, puesto que reducimos costes y destinamos los recursos al desarrollo del negocio.
  8. Disponer de un sistema de información integrado y automatizado permite detectar oportunidades y amenazas de forma más rápida y efectiva y actuar en consecuencia para convertirnos en una empresa competitiva.

No hacer un cambio en el momento adecuado perjudica tu empresa

Si tú decides no invertir en un ERP por ahorrar y muchas de las horas de tu trabajo y el de tus empleados van destinadas a realizar manipulación de datos e información de forma manual, cuando se podrían automatizar, estás perjudicando a tu empresa. Ese ahorro que crees que estás consiguiendo en realidad no existe, más bien estás generando costes a tu empresa. Estás penalizando a tu empresa pagando horas de trabajo que no aportan ningún valor añadido.

No existe una línea roja que determine cuando hay que ponerse manos a la obra y realizar el cambio a un nuevo software. Pero existen evidencias que nos lo dejan claro:

  • Si el día a día nos come y vamos saturados y apagando fuegos.
  • Si tenemos las mesas llenas de papeles y carpetas con informes, cálculos y temas pendientes.
  • Si invertimos muchas horas manipulando datos para poder obtener algún informe deseado.
  • Si ese informe deseado lo obtenemos al cabo de varios días y no de forma casi inmediata.
  • Si tenemos dificultad en controlar los costes de la empresa.
  • Si tenemos dificultad en controlar la tesorería.
  • Si aparecen muchos errores en la información o en los procesos, ya sean de producción, administración, almacenes, ventas, etc.
  • En definitiva, si no controlamos al dedillo lo que pasa en nuestra empresa… ha llegado el momento de buscar un software que ayude a gestionarla.

Si tienes dudas, puedes contactar con nosotros y con mucho gusto intentaremos ayudarte.